南宁学院财务报销管理办法
第一章总则
第一条为了规范学校日常财务报销管理,根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》等有关规定,并结合我校实际情况,制定本办法。
第二条各单位、部门(项目)负责人作为本部门经费使用的主要责任人,对本部门所有经费使用的真实性、合规性、效益性负有领导责任。
第三条学校各项经费按照各单位权责范围进行归口管理,各项经费的列支应符合预算列支口径。
第四条财务人员严格履行职责,依法依规审核经济业务,对违反规定的报销事项有权拒绝受理。
第二章报销票据要求
第五条办理报销业务必须取得合格的原始凭证,原始票据必须真实、合法且填写完整,即来源合法、内容真实、完整、合规。报销票据具体应遵循以下规定:
(一)从外单位取得的发票和收据等原始票据,其中发票须印有税务机关发票监制章并加盖开票单位发票专用章(火车、飞机、汽车、轮船及部分交通票据除外),收据须印有财政部门票据监制章并加盖单位财务专用章。
(二)付款单位(俗称抬头)须为“南宁学院”。取得的增值税发票,应正确填写购买方信息,不符合规定的发票,不得作为报销凭据。收款单位名称应与合同签订单位、发票开出单位一致。
(三)报销的票据不得有涂改、挖补等现象。凡是填写有错误的原始凭证,必须由开出单位重新开具,不是在原单据上更正。
(四)从外单位取得的原始单据如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等和附原始单据存根联复印件,并盖有原开出单位的财务专用章,经办人书面阐明遗失原因,并由有关经费审批人和财务处负责人、校领导审批后方可作为原始凭证报销。
(五)增值税专用发票认证有效期为发票开具之日起180天,取得增值税专用发票后应按规定时间报销,将发票的发票联、抵扣联提交财务处报销并认证成功,逾期财务处不予办理。如发生无法抵扣的损失则由经办人承担。
(六)如发生增值税专用发票丢失,经办人应在发票丢失后1周内,将丢失专用发票详细信息报财务处备案,并应联系收款方,及时取得对方提供的增值税专用发票记账联复印件及对方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》后提交财务处备案。
(七)电子发票报销时,须登录开票方告知的电子发票服务平台,查询下载电子发票的版式文件,使用A4纸进行打印方可报销。
(八)使用外汇付款的支出,需有金融机构出具的付款汇款证明。取得的国外发票或收据,必须翻译成中文,并由翻译人签字,财务处根据付款日的汇率换算成人民币后报销。
(九)教研、科研课题的发票报销时限,应在项目研究周期内。
(十)各种商业预付卡、充值卡和电子礼品卡等有价购物卡一律不予报销。
第三章报销票据粘贴
第六条报销票据粘贴应遵循以下规定:
(一)经办人在报销前将原始凭证按业务性质和列支项目进行分类粘贴。粘贴顺序从右至左,对齐粘贴单边缘依次展开,整体呈鱼鳞状。粘贴效果力求整洁、平整,分布均匀,层次分明,易于归档保存。如一次报销的票据较多,一张票据粘贴单容纳不下的,可另贴一张。
(二)小于粘贴单的票据应粘贴在粘贴单左上角“装订线”以下,票据正面朝上,从右到左,较小的票贴在下面,较大的票贴在上面。粘贴的票据与粘贴单上下、左右对齐,不可超过粘贴单上下及左右边界,每张票据约错开1厘米左右距离。呈“鱼鳞状”整齐排列。要求每张票据均贴在粘贴单上,不得以票贴票,保证票面内容如金额、客户名称、项目名称、日期、印章等可见。
(三)发票大小整体宽于粘贴单情形,无需鱼鳞状粘贴,大张发票全部顶住粘贴单左上角,不可超出粘贴单左边界和上边界。层叠粘贴,无需鱼鳞状错开,超出粘贴单部分,逐一折叠即可。
(四)取得的增值税专用发票含两个联次,分别是抵扣联和发票联。粘贴时注意仅须将增值税专用发票的发票联粘贴在粘贴单上,专用发票的抵扣联应另行提交财务处。抵扣联不得签字,不能折叠,并请保护好抵扣联的密码区。
第四章报销基本要求
第七条学校各种经济活动资金结算必须在预算年度(1月1日至12月31日)内12月20日以前结算;当年12月16日—12月31日开具的票据,可在次年1月15日前报销,逾期不予报销。各项专项经费按上级要求资金支出进度完成。
若有特殊情况未能按时报销,须由经办人提供书面情况说明,由部门负责人审核,财务负责人审批后方予以报销。
第八条金额2 万元及以上的经济业务,在办理付款环节须提供合同。
第九条部分费用项目需使用自制原始凭证,按照学校空白凭证有关规定执行,自制原始凭证应规范整齐,基本格式和主要内容可打印,制表人、负责人、经办人必须由本人签字,不得打印或盖章。
第十条经济业务的经办人是指具体经办业务的个人。未参与该项业务的人员,不得在报销凭证的经办人栏处签字。
验收人应根据经办人提供的原始凭证载明的可盘点物品的品种、规格、数量和单价进行验收,检验物品和购物凭证是否相符,并在验收凭证上签字。验收人应对所验收物品的真实性负责。
经办人、验收人或经办人以外的第三者(证明人)还须同时在发票背面签名(不可盖签章)。
第十一条经办人和其所在部门负责人应对发票的真伪负责。对弄虚作假、违法违规的发票,财务处不予受理,并按规定对虚假发票予以扣留、登记、备案。
第五章报销基本程序
第十二条填写报销单据、提供报销材料
按业务类别填写报销单据。实行“一事一报”、“一次一报”的原则。报销单上应当注明报销事由、列支经费、金额大小写、附件张数、报销人或收款单位账号等详细信息,并将票据按照费用类别汇总金额填入报销单相应栏目。报销单上事由表述与票据内容须吻合。
采购货物、服务和工程的经济业务,如果达到学校招标额度的,需提供招标合同、协议原件一份;发票需附购物清单,需要入库保管的,实物保管人进行实物验收,验收合格后填制入库单,采购服务的附服务项目清单;采购工程的,按本规定第六章办理。以上所附的清单,需加盖供货或服务单位发票专用章。
第十三条经费审批
(一)报销单由经办人签字、部门(项目)负责人、经费管理部门审批。
(二)财务处对报销经办人提供的材料进行审核。
财务审核人员对报销经办人提供的经济业务的票据及佐证材料审核;预算项目经费开支范围、标准及预算剩余金额的审核;招标采购货物、服务、工程协议、合同原件的审核等及签字,并经财务负责人、财务总监签字后,按审批权限(对同一类性质的经济业务、同时付款到同一个单位的分别粘贴的票据,按累计金额达到的审批权限)分别审批。
(三)审批人审批权限
按照《南宁学院经费支出审批权限暂行办法》执行。
第十四条财务结算方式的有关要求
(一)所有报销款项一律通过转账方式支付,包括转入经办人银行卡和对公转账汇款两种方式。其中已由经办人以现金垫付、网络付款或以个人银行卡刷卡垫付、以及预借差旅费的报销事项可以将报销款项转入经办人银行卡中,其他报销事项一律通过对公转账方式将款项直接汇入收款单位账户。
(二)根据《现金管理条例》规定,结算金额在 1000 元以下的零星开支可用现金支付。1000 元及以上的款项结算支付必须采用转账、汇款、网络付款、刷卡支付等方式,报销时须附刷卡单或打印的转账付款记录,如特殊原因无法转账支付必须支付现金的,须由经办人书面说明情况并经所在部门负责人签字后方可报销。
第六章报销具体规定
第十五条相关费用报销规定
(一)公务借款
1.经办人办理借款需填写《南宁学院借款单》。预借差旅费的须提供经审批的《南宁学院出差、培训审批表》。
2.借款人必须是学校正式教职工。学校临时聘用人员、借调人员和学生借款不予受理。
3.差旅借款应在出差回来后一个月内办理报销手续。其他借款应在业务完结7个工作日内办理报销手续。
4.教职工借款原则上不跨年度,每年12月20日前,教职工的借款均应归还,次年可以重新办理借款手续。教职工辞职、离职前须全部还清欠款。
5.其他规定按照《南宁学院借款管理办法》执行。
(二)预付款
1.发票未到,须先转账支付的款项,按付款用途填写报销单据。应填写经费项目、预支理由、预支金额、收款单位名称、收款单位账号、收款单位开户行等信息。
2.预付各类基建、修缮改造工程项目、大宗材料设备采购,应按实际工程进度和合同约定办理付款。
3.暂付款原则上应在付款之日起二个月内办理报销。
4.其他规定按照《南宁学院预付款暂行管理办法》执行。
(三)各类劳务、津贴、人员费用报销
1.支付校内人员经费支出(含工资、课酬、补助、劳务费、加班费、奖金、监考费、评审费、答辩费及其他各类酬金等),由人事处审核,以银行转账方式发放,并依法扣缴个人所得税。校内人员经费(除科研经费)发放均包括在学校工资总量测量范围内。
2.为规范人员经费的发放,确保学校绩效工资政策落实执行,对各部门按照学校有关规定从分配留存的创收经费中开支的人员经费,由人事处根据学校绩效工资政策确定发放控制性总额,在控制性总额内开支的人员经费由人事处负责审核,报学校领导审批,经费审批人签字后发放至所得人的个人银行账户。
3.校外人员领取酬金须提供领款人姓名、身份证号及身份证复印件、工作单位、职务职称、联系电话等相关信息,原则上以银行转账方式发放,不具备银行转账发放条件的,必须由本人签收领款,不得由他人代签代领,并依法缴纳税金。
4.学校预算安排的各类公用经费、专项经费中从严控制劳务费、酬金开支,如因工作需要,确有必要支出(不得发放本部门人员劳酬,经学校批准的经费预算中已明确可开支本部门人员酬金的除外)。
5.学生劳务费
学生劳务费的发放必须明确标识发放原因、标准。领取劳务费提供姓名、学号、身份证号及身份证复印件、联系电话等相关信息。以转账方式发放至学生银行卡。按规定依法缴纳税金。
(四)福利性支出报销
各部门经费一律不得用于提高职工福利性开支(包括购买福利性实物、公款旅游、餐费等)。学校开支的费用以银行转账方式支付,由经费管理部门按相关手续办理经费审批。
(五)工作餐费报销
1.报销时提供《南宁学院工作餐费审批表》,用餐按20元/人/次的标准,凭用餐发票或学生食堂内部单据报销。餐费超过标准的,按标准餐费报销,餐费未达到标准的,凭票额或学生食堂内部单据报销。
2.大型文艺演出阶段,演职人员在彩排和正式演出时段,可报销工作餐各一次。
3.学校安排开学接待新生的工作日,可报销每天二次工作餐费。
4.持续一天的双选会,参会工作人员可报销每天二次工作餐费。
5.封闭式改试卷,可根据封闭改卷时间情况报销工作餐费,考试前24小时不能离岗保管试卷人员,可报销工作餐费。
6.日常工作加班不能报销工作餐费。
7.除上述情况外,如有特殊事项,需经人事处、分管财务校领导审批后方可报销工作餐费。
(六)差旅费的报销
1.差旅费报销应在出差返校后一个月内报销,如遇寒暑假可顺延。报销时填写《南宁学院出差审批单》及提供《南宁学院出差、培训审批表》,附火车票、高铁/动车票,船票或飞机票、住宿费发票等凭证,同时出差两人以上的,须一齐报销。
2.国内机票报销须提供加盖中国民航发票专用章的“航空运输电子客票行程单”,机票为网上公司代订的发票须附上具体行程单截图和登机牌。
3.国际机票报销:①境内购买须提供加盖中国民航发票专用章的“国际航空运输电子客票行程单”并附登机牌。②境外购买须提供电子行程单并附登机牌,电子行程单上无机票款需提供支付机票款的付款凭据等证明材料。
4.处级人员出差由人事处和分管校领导审批;使用科研经费出差,以项目负责人为审批人;项目负责人出差以所在单位负责人为审批人。
5.因科学研究需要在偏远、边境地区开展考察、调研或测试监测等工作,受地理环境和当地条件限制,确因工作需要必须租用车辆或自驾车前往的,需经单位负责人、经费管理负责人审核后报分管业务校领导批准。
自驾车公务出差,以该车辆在出差期间赴目的地的通行费(或过路过桥费)、住宿费等票据为凭,按规定程序审批后报销上述费用,同时按规定发放伙食补助。按到目的地行驶里程数为依据,按每公里1元标准报销燃油费。不再发放市内交通费。
对于由于自驾车或者租车所引起的安全问题,由出差人和经费审批负责人承担。
6.其他规定按照《南宁学院差旅费管理办法》执行。
(七)会议费用报销
1.举办会议应当严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。举办会议优先利用本单位会议场所,确需租赁会议室的,应选择定点饭店开会。
2.承办会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。
3.承办会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据作为报销原始凭证。
4.会议费支付,应当以银行转账方式结算,禁止以现金方式结算。
5.参加学校及校内各部门组织的专家论坛、项目申报、各类教学科研评审评估活动等,若发生本市住宿费用,需说明情况,经所在部门负责人审批后在限额标准内据实报销。
(八)举办培训费报销
1.培训费报销时应当提供培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等作为财务记账时的原始凭证。
2.培训费开支范围包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。
3.付讲课费、小额零星开支以外的培训费用,应当采用银行转账结算,不得以现金方式支付。
(九)发表论文版面费报销
1.版面费报销时需提供文章录用通知,已发表的也可提供所发期刊目录及文章首页复印件;文章录用单位和发票开具单位须一致,不一致的须提供相关证明材料;个人汇款的需提供汇款或交易记录截图。
2.报销出版费时需提供合同或协议。
3.发表文章的第一作者若为科研项目负责人本人,报销时须由所在部门负责人审批。
(十)公务接待费报销
1.公务接待费用应遵循“一事一结”原则,公务接待活动结束后,接待单位凭来访单位公函、公务接待审批单、用餐发票和点菜单及时办理财务报销。未经批准的招待费用一律由个人承担。
2.无论金额大小,审批经费需部门负责人、党政办负责人、财务处负责人、财务总监签批后,报分管财务校领导、主管领导审批。5万元及以上报董事长审批。
3.其他相关规定按照《南宁学院公务接待管理办法》执行。
(十一)通讯费报销
1.个人手机及家庭电话通讯费用原则上不得在学校财务报
销。
2.科研工作因其特殊性,利用家庭网络开展科研工作所发生
的网络通讯费用,可根据实际需要办理报销,从严控制,列支经费仅限于横向科研项目。报销时应当以实际消费发票作为报销票据,预付费及购买电话卡的发票一律不予报销。
3.固定电话费用,由学校委托银行代扣统一报销。
(十二)交通费报销
原则上应尽量乘坐校车或公交车出行,特殊情况需经部门负责人、分管校领导事先批准,可以乘坐出租车。报销时附上《教职工公务乘出租车报销登记表》。由于出租车票有具体的出行日期,要求在登记表上按时间顺序清楚地列出每张出租车票的具体起点和讫点以及事由,连号出租车票不予报销。
(十三)学校公务用车费用报销
学校公务车的燃油费、过桥过路费、停车费及车辆维修费、养路保险费等报销,应在发票上注明车牌号。
(十四)租、包车费用报销
因工作需要租车外出,公共交通不便到达目的地,需租、包车的,须出具加盖部门公章的情况说明以及相关合同或协议,详细说明时间、地点、事由等情况。租车费用报销需办理转账支付,租车费用在5000 元及以上的需提供租车合同。
(十五)打印复印费报销
在同一家文印店打印复印费报销金额达500元以上,需另附文印店打印清单明细并加盖开票单位发票专用章,清单上必须写明业务的内容、数量、单价、合计金额等。在校内快印中心打印、复印等业务的,采取内部转账结算办法进行办理。报销需提供内部结算单据。
(十六)购置物品报销
1.一般用品开支报销
(1)购买办公用品、文具、食品、图书、资料、耗材、维修配件等填开的批量购物票据,必须附上税控系统开出的《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖发票专用章。
(2)商场、超市购买商品不允许二次开票或商品名称不详、数量单价不清的电脑打印发票。报销时需提供购物明细清单小票。
(3)购入图书资料按规定须办理入藏手续的,应凭文献资料入藏手续单报销。
(4)购买实物形态物品报销时除经办人和经费审批人签字外,还应当另有物品验收人签字。购买物品用于奖励性发放给个人的,报销时须提供领用人签字的物品发放清单明细表,并按薪资收入计缴个人所得税。
2.低值易耗品报销
单价在200元以上1000元以下,使用期限在一年以上的物品,如仪器仪表、电器、工具、量具等属于低值易耗品,报销时凭发票和资产管理部门出具的低值设备入账单。单位200元以下凭发票和低值易耗品出入库单报销。
3.达到固定资产标准的仪器设备开支报销
使用期限超过一年,单位价值在1000元(含)以上(其中:专用设备单位价值在1500元(含)以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,作为固定资产管理。其开支应在取得购物发票,按规定到资产管理部办理验收和固定资产登记手续,并按规定履行审批手续后方能报销。软件参照固定资产管理办法执行。
4.代购设备开支报销
根据协议(或合同)书为委托方购买设备,设备所有权属委托方,报销时须提供与其合作单位的协议(或合同)书和委托方设备验收部门的设备验收清单,委托方加盖公章的固定资产验收凭据复印件,同时报资产管理部门备案。
(十七)测试化验加工费报销
提供由测试单位出具的费用清单并加盖测试单位公章。金额达10000元(含)及以上报销时须提供合同。
(十八)专用材料费报销
购买材料应与本专业或研究项目具有相关性,报销时须附发票及明细,如符合固定资产管理规定,须办理资产登记手续后予以报销。
(十九)维修(护)报销
各类零星维修应提供维修清单或维修记录,基建修缮维修费用报销还须提供合同、工程结算书、验收报告。报销金额超过10000元(含)以上,报销时须附审计处审计意见。
(二十)学生活动经费报销
1.每项学生活动一次性报销,并注明该次活动的主题,举办时间,根据具体活动内容凭票据据实报销,购置的各类纪念品、奖品须提供发放清单并由经费部门负责人批准后方可报销。
2.学生活动日常报销,单笔支付金额1000元(含)以上的使用对公转账或POS机刷卡小票、微信、支付宝刷卡截图等。通过淘宝等电商平台购买学生活动用品时,必须提供包含购买物品数量和单位信息的订单截图。
3.学生代表学校参加区内区外举办的各类比赛,在南宁市内举行比赛的(非本校),全天参赛人员(含带队老师、教练等)可按差旅费管理规定报销钟点房费,给予报销伙食补助20元/次;半天参赛人员,不可报销钟点房,确需在外用餐的,可报销伙食补助20元/次;在市外举行比赛的,按学校制订的差旅费理相关规定报销,需附参赛人员名单。
4.学生寒暑期实践活动等,去外地的差旅费报销参照学校制订的差旅费管理相关规定执行。
5.学生活动经费一般不予报销餐饮费。特殊情况请参照工作餐报销相关规定执行。
6.组织学生外出拓展等活动,学生可报销伙食补助15元/人/天。
(二十一)实习实训费报销
实习实训经费原则上实行按专业总额包干管理。由经费管理部门按年度预算经费额度统一分配。
1.支付给实习单位的实习费应通过转账方式。支付给实习单位人员的实习指导费应提供相应的单位名称、银行账号、开户行网点等相关信息,通过银行转账方式支付,不得以现金垫付。
2.实习交通费,学院集体包车运送学生的车费凭发票报销。
3.学生实习补助报销时,应同时提供纸质和电子版补助表格,经学生本人在补助表签字,财务处直接将补助款转入学生银行卡。
(二十二)科研经费开支报销
1.科研经费的报销内容参照上述规定。
2.外拨经费应以项目下达单位批复的任务书或预算书为依据,按照约定的外拨经费额度、拨付方式、开户银行和账号条款办理,报销时须提供合同。
3.科研项目(含纵向科研项目、横向科研项目)立项应当编制项目经费预算,项目承担单位或个人须按照批复的项目经费预算的开支范围和标准办理支出。
4.科研经费购买计算机、打印机等设备,应执行学校采购管理相关规定,经分管业务校领导审核,并按规定履行审批手续后方能报销。
5.有子项的科研项目,办公用品可以“其他支出”列支,“材料费”不得报销办公用品。
(二十三)基建项目的报销
1.基建经费支付是指依据基本建设工程发承包合同等进行工程预付款、进度款、竣工价款结算的活动。基建工程或维修项目的报销,经办部门或单位和建设、维修单位与财务处事前核清账目,严格履行有关审批手续;按进度预付部分工程款时,经办部门或单位必须提供中标通知书、审批后的合同或协议,严格按照协议规定执行。
2.工程完工并交付使用后基建管理部门应及时与施工单位办理工程结算。在工程竣工结算前,施工单位须交清所欠学校水、电费等费用。财务处凭有关经费开支审批单及其所附《建设工程质量竣工验收意见书》、《竣工结算报告书》、《工程审计单》、水电结算清单等支付工程尾款。
3.质保期满,由请款单位提出申请并写退质保金申请报告;退履约保证金的须退还财务处开具的收据,经基建管理部门负责人、经费审批权限签字后,交财务处办理退质保金、履约保证金转账手续。
第七章报销时间
第十六条每周星期一下午业务学习,不对外办理报销业务。由于财务处每月初须结账出报表,月末最后三个工作日不受理接单,各单位报销应提前与财务对接好工作。
工作日报销时间:上午9:00:-11:30,下午14:30-17:30。
第八章附则
第十七条本办法自发布之日起实施,《南宁学院日常教学经费报销暂行规定》(〔2015〕5号)同时废止。学校现行财务管理规定与本办法不一致的,执行本办法。
第十八 条本办法由财务处负责解释。
附件:报账流程图
南宁学院
2018年12月
附件:
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